Você sabe o quanto é importante para a sua empresa atender às solicitações dos órgãos fiscalizadores, como Receita Federal e fiscos estaduais, não é verdade? Essa tarefa começa pela entrega correta de documentos fiscais, uma prática que se tornou bem mais rápida e fácil com a implementação do Sped Fiscal.
Entretanto, não basta inserir as informações no sistema. É preciso ficar atento à execução dessa atividade para evitar erros que podem resultar em despesas, refação de trabalho e conflitos com os órgãos fiscalizadores.
Por isso, vamos apresentar como funciona o Sped Fiscal e também conhecer dicas para fazer a prestação de contas necessária, com o menor risco possível de falhas. Você tem alguma dúvida a respeito deste assunto? Continue lendo e saiba mais.
Para que serve o SPED Fiscal?
O Sped Fiscal, ou Escrituração Fiscal Digital (EFD), é um software pelo qual é possível digitalizar documentos fiscais e enviá-los para apreciação dos órgãos fiscalizadores estaduais e federais, como a Receita Federal.
É por meio do Sped Fiscal que esses órgãos recebem dos contribuintes a documentação que permite o funcionamento legal e regular de empresas abertas em seu nome. Alguns desses documentos são relativos a:
- Entrada e saída de mercadorias, serviços e transportes;
- Registro de impostos contabilizados;
- Informações referentes a clientes, fornecedores e produtos;
- Inventários ou levantamento do estoque;
- Informações relacionadas ao sistema de produção, com quantitativo de matéria-prima e produtos acabados.
O principal objetivo do Sped Fiscal é facilitar para as empresas o envio dessa documentação, dentro do prazo correto, de forma ágil e eficiente, reduzindo ao máximo todos os entraves burocráticos que permeiam essa operação. Para o governo, o sistema garante a correta fiscalização das operações.
Contudo, mais do que um facilitador de processos, o Sped Fiscal é obrigatório para algumas empresas. Assim é importante estar atento a qual tipo de situação da sua empresa perante o uso do sistema para não enfrentar problemas.
Obrigatório ou não, o uso do SPED Fiscal garante muitas vantagens às empresas que o adotam. Listamos alguns desses benefícios no tópico seguinte.
Qual a importância do SPED Fiscal?
Como já dito, o Sped Fiscal é obrigatório para determinadas organizações. Alguns casos de isenção são definidos na legislação local de cada empresa. Por isso, é importante verificar pessoalmente no departamento de finanças da região como funcionam as regras sobre o tema.
Caso haja a obrigatoriedade da realização do Sped Fiscal, a empresa não pode negligenciar essa tarefa sob o risco de sofrer sanções por parte dos órgãos fiscalizadores, como o pagamento de multas. Logo, é um processo burocrático que deve fazer parte da rotina do escritório.
E quando não é obrigatório? Nesse caso, ainda vale a pena utilizar a plataforma devido às suas muitas vantagens e facilidades que ela apresenta para o negócio. Alguns benefícios do sped fiscal estão listados a seguir. Confira:
Menos papéis
Com certeza, a redução do número de papéis utilizados é uma grande vantagem do Sped Fiscal, o que resulta também em diminuição de custos com aquisição de material e com a impressão de documentos.
Com o Sped Fiscal, os arquivos são usados no formato digital, com armazenamento seguro e acessível quando necessário. Além de econômico, o uso eficiente de papel também é sustentável. Então, não é só a sua empresa que sai ganhando, mas o meio ambiente também.
Muito mais agilidade
O Sped Fiscal também agiliza a sua rotina de trabalho dentro do escritório. Com ele, não é mais preciso se deslocar pessoalmente até unidades da Receita Federal para fazer a prestação de contas, visto que tudo pode ser feito online.
Além de agilidade, a sua empresa ganha tempo, reduz gastos com combustível, pode direcionar a pessoa responsável para outra função, não corre o risco de danificar o documento durante o trajeto e garante maior sigilo ao material.
Aumento na produtividade
Além de enviar documentos, a plataforma do Sped Fiscal também permite a emissão desses papéis, a realização de consultas, a edição de informações e tudo isso de forma integrada entre os setores contábil e financeiro.
Dessa maneira, as decisões são tomadas com mais agilidade, mais precisão e eficiência, elevando também a produtividade de toda a equipe. A longo prazo, a empresa também experimenta aumento na sua lucratividade.
Então, obter mais resultados em menos tempo e com menos material utilizado é um excelente custo-benefício do Sped Fiscal, sem dúvida.
Maior organização
Outra consequência positiva é a organização da documentação produzida, uma tarefa que se torna mais fácil e mais simples, já que todos os arquivos ficarão armazenados em pastas digitais.
Com menos papéis alocados em pastas físicas, há um melhor aproveitamento do espaço do escritório, o que resulta em um ambiente mais amplo, espaçoso, mais fácil de limpar e de manter organizado.
Por fim, ainda falando de organização de papéis, com o uso dos arquivos digitais, o trabalho operacional de coletar, armazenar e manter essa documentação segura também deixa de ser feito, sendo possível usar o tempo para outras atividades estratégicas para o negócio.
Cuidados para não errar no SPED Fiscal
Os erros mais comuns na utilização do Sped Fiscal estão relacionados ao preenchimento incorreto dos formulários, à falta de dados ou à inconsistência das informações, dentre outros.
São equívocos que se repetem muito e que podem ser muito desgastantes para a empresa em todos os sentidos. Falhas no preenchimento do Sped Fiscal podem gerar multas para a organização, além de necessidade de retrabalho, o que também não é favorável para a produtividade do negócio.
Para facilitar o preenchimento do Sistema de Escrituração Fiscal Digital, listamos um passo a passo bem simples para que você possa emitir todas as informações da sua empresa com mais segurança. Acompanhe:
Faça o download do Guia EPD
O guia EPD foi desenvolvido pela Receita Federal para auxiliar contadores e demais profissionais envolvidos na execução dessa atividade. O documento reúne diversas orientações importantes, como a periodicidade do envio, a melhor maneira de prestar as informações, como é feita a assinatura do certificado digital etc.
Treine e informe sua equipe
Ao acessar a página do Guia EPD, você vai perceber que existem várias versões diferentes da plataforma. Isso significa que o sistema está em constante processo de modificação, recebendo alterações e atualizações.
Por isso, é fundamental que a equipe responsável pelo manuseio do sistema esteja a par dessas mudanças e se familiarize com as novidades do software para que o próximo envio de dados aconteça sem surpresas e sem erros, claro.
Organize e revise os processos
O preenchimento do Sped Fiscal é apenas a última etapa de um processo que deve ser executado com atenção durante todo o seu desenvolvimento.
Isso significa que todas as informações devem ser averiguadas em tempo real, na hora em que acontecem para que seja feita a correção necessária, se preciso. A ideia é evitar o acúmulo de ajustes e também de tempo dedicado a essa tarefa.
Padronizar um sistema de conferência e de revisão de dados é a melhor maneira de reduzir as falhas.
Integre as informações das áreas
Outra forma de evitar o conflito de informações é utilizar um sistema que integre todos os dados relacionados, de todos os setores. Com esse cuidado, há menos chance de enviar informações incoerentes e que não serão aceitas.
Conte com um sistema tecnológico
Com a ajuda de um sistema de monitoramento, a empresa consegue avaliar o Sped e identificar possíveis falhas do próprio sistema que estejam atrapalhando a sua alimentação. Esse software funciona como um apoio, sendo muito útil para corrigir erros da própria plataforma.
Como o sistema ERP auxilia a gestão do Sped Fiscal
Como vimos, o Sped Fiscal é uma ferramenta útil para os órgãos fiscalizadores e também para a empresa, pois torna o processo de envio de documentos muito mais ágil e econômico. Contudo, é uma tarefa que exige foco e atenção na sua execução para evitar erros que incidem em riscos para a empresa.
Além das dicas já citadas, podemos listar o sistema ERP como um mecanismo de apoio, controle e de gestão de documentos e informações muito importante para a utilização correta do Sped Fiscal.
Por meio do sistema ERP, é possível integrar dados das áreas relacionadas, emitir notas fiscais com dados corretos, armazenar informações importantes e gerar relatórios de acompanhamento que vão auxiliar na alimentação do sistema EFD. Conheça o sistema de gestão da Omie e veja de que forma ele pode ser útil para o seu negócio.
